4 Step จัดระเบียบข้อมูลในองค์กรให้พร้อมรับมือ
โดยทั่วไปแล้วผู้ประกอบการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ในองค์กร ซึ่งกระจัดกระจายแยกกันอยู่ ขึ้นอยู่กับงานของส่วนงานนั้นๆ เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้นเราจึงควรมีขั้นตอนการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กร แบ่งเป็น 4 กระบวนการ ประกอบด้วย
1. Discover การตรวจสอบและจําแนกประเภทข้อมูลส่วนบุคคลที่มีในองค์กร
ในขั้นตอนแรกของการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กระบวนการส่วนค้นหาข้อมูล (Discover) ทำให้องค์กรเข้าใจและเห็นภาพรวมของข้อมูลต่างๆ ที่ได้ถูกรวบรวมไว้ตามกระบวนการธุรกิจ ไม่ว่าจะจัดเก็บอยู่ในรูปแบบใดๆ ก็ตาม จะเป็นแบบ Structured Data ในลักษณะของ Database ไฟล์ต่างๆ โดย Microsoft มี Tool ที่ช่วยตรวจสอบได้
2. Manage กําหนดกิจกรรมกํารประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลและจัดกํารด้านนโยบายการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล
การกำหนดกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล จึงเป็นพื้นฐานของการกำกับดูแลข้อมูลที่ดี และเป็น สิงที่จะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง องค์กรต่างๆ จะต้องมีการตรวจสอบและอัปเดตมาตรการต่างๆ ที่บังคับ ใช้อย่างสม่ำเสมอเป็นระยะ และมีการกำกับดูแลข้อมูลที่ดีนั้นสามารถช่วยสร้างความเชื่อใจให้กับผู้บริโภคหรือ บุคคลทั่วไปได้ และช่วยลดความเสี่ยงหรือความรับผิดชอบทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นได้
3. Protect กําหนดมาตรการปกป้องและคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล รวมไปถึงความปลอดภัยทํางไซเบอร์ปัจจุบันเมื่อกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลใช้บังคับแล้ว การ คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นเรื่องที่กฎหมายใช้บังคับ วิธีการปฏิบัติการให้เป็นไปตามที่กฎหมายใช้บังคับนั้น อาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับการพิจารณาความเหมาะสมโดยมีปัจจัยประกอบหลายข้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี (state of the art) รายจ่าย (cost of implementation) ลักษณะ ขอบเขตและ วัตถุประสงค์ของการประมวลผล (nature, scope, and purpose of processing) ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นต่อ เจ้าของข้อมูล
4. Report จัดการ ติดตามและทบทวนมาตรการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการดําเนินการตามสิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
การเปิดเผยข้อมูลนั้นมีหลายลักษณะ ซึ่งอาจมีการเปิดเผยโดยทั้งวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยการส่งเป็นเอกสาร หรือทางวาจา และไม่ใช่ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การส่งไฟล์ผ่านระบบต่างๆ หรือการ ให้อนุญาตในการเข้าถึง (access) ผู้ควบคุมข้อมูลจึงต้องทำการบันทึก (record) การเปิดเผยข้อมูลต่างๆ ให้ รอบคอบ โดยอาจบันทึกเป็นเอกสารหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ในส่วนของการเปิดเผยทางอิเล็กทรอนิกส์ นั้น
โดยทางคู่มือการใช้เทคโนโลยี เหล่านี้ แต่ละองค์กรสามารถดาว์โหลดคู่มือเพื่อนำไปปรับใช้ตามความเหมาะสมขององค์กรได้จาก
หรือสนใจ Microsoft Solution อื่นๆ สามารถ ติดต่อ sales@mverge.co.th
